¿Cómo aumentar la productividad en el trabajo antes de las diez de la mañana? Estos cuatro consejos te servirán para organizarte de forma más eficiente.
Stephen King decía que “los escritores amateur se sentaban y esperaban a que les llegara la inspiración, mientras que los profesionales se levantaban y trabajaban para encontrarla”. El concepto de productividad en el mundo laboral se relaciona directamente con la eficiencia de nuestro trabajo. Cuanto más resultados obtengamos, en el menor tiempo posible y con un mínimo consumo de recursos, más productivos seremos.
Por desgracia, el volumen de trabajo al que solemos enfrentarnos suele ser desproporcionado. Es posible que cada comienzo de jornada suponga un pequeño infierno para nosotros, y que nuestra concentración se evapore ante la cantidad de llamadas y correos electrónicos que desbordan nuestra bandeja de entrada.
Primer paso: tener las ideas claras
¿Cómo podemos comenzar nuestra mañana con buen pie? Mantener un estado de salud óptimo es clave para que nuestra eficacia laboral aumente. Pasamos un tercio de nuestra vida durmiendo, y este período de tiempo es fundamental para que nuestro cerebro rinda al máximo. Si no dormimos las horas de sueño suficientes, es posible que nuestra concentración y atención disminuyan notablemente.
La claridad mental, imprescindible para afrontar un nuevo día en el trabajo, también puede conseguirse realizando ejercicio físico de buena mañana. Hacer deporte permite liberar endorfinas, unas moléculas que actúan sobre nuestro sistema nervioso, modulando nuestra motivación o la respuesta al estrés. También conocidas como “las drogas endógenas de la felicidad”, son las culpables de la clásica euforia que sienten los corredores.
Procranistar… por escrito
“Deja para mañana lo que no puedas hacer hoy”. Ése debería ser el sentido correcto del refrán: la procrastinación no es negativa, siempre que sea ordenada. Robert C. Pozen, que fuera director de la firma MFS Investment Management, explicaba en Harvard Business Review algunas de sus claves para aumentar la productividad.
Entre otros trucos, Pozen destacaba la gestión del correo electrónico. Ante la avalancha de e-mails, es importante que respondamos a aquellos más urgentes. Los que no sean prioritarios, es conveniente imprimirlos y dejarlos en nuestra mesa de trabajo para gestionarlos a la mañana siguiente a primera hora.
Dejar por escrito nuestras tareas pendientes es otro de los secretos para mejorar nuestra productividad. En relación al multitasking, las últimas investigaciones dicen que es imposible que nuestro cerebro pueda ser multitarea. Ordenar nuestras prioridades, utilizando por ejemplo la técnica de Jay Shirley, puede permitirnos focalizarnos en las actividades urgentes para concentrarnos posteriormente en otras tareas. Sólo así mejoraremos nuestra atención y lograremos ser productivos.
Inbox Zero, el santo grial de la vida digital
En relación a los consejos de Robert C. Pozen, uno de los trucos para una gestión más eficiente de nuestro tiempo es la organización correcta de nuestra bandeja de correo electrónico, a la que dedicamos casi un 14% de nuestro tiempo. Es decir, empleamos 6 horas a la semana en consultar y responder e-mails.
Una de las mejores formas de organizar el correo es el sistema Inbox Zero, La idea es tan sencilla como potente: archiva los mensajes que no sean necesarios y clasifica aquellos no leídos según su utilidad. Reduce la suscripción a boletines o anuncios para no sobrecargar la bandeja, y trata de procesarlos lo antes posible. Gestores como Mailbird, Boomerang (Android) o IQTELL (Android, iOS) nos ayudarán en esta tarea tan cotidiana.
Asúmelo: la concentración no dura para siempre
Enfrascados como estamos en consultar los e-mails, atender el teléfono y revisar nuestras tareas pendientes, no reparamos en la cantidad de tiempo perdido. ¿En qué se me ha ido la mañana? ¿Qué resultados he obtenido durante el día? ¿La jornada ha pasado volando? Son tres de las preguntas más frecuentes que debemos hacernos y que responden a una máxima: no podemos permanecer siempre concentrados.
Como si de un supercomputador se tratara, nuestro cerebro se conecta y desconecta a menudo. Perder la atención, sin embargo, nos hace ser ineficientes, no acabar nuestras tareas y reducir peligrosamente nuestra productividad. ¿Qué hacer? La técnica Pomodoro es un buen truco para focalizar nuestra mente: concentrarnos en pequeños períodos de 25 minutos en realizar una determinada actividad, y luego permitirnos un breve tiempo de descanso.
En ese corto receso, podemos aprovechar para tomarnos un café, estirar las piernas y aclarar nuestra mente. La clave para ser más productivos no es otra que organizarnos de manera eficiente, tanto a nivel personal (facilitando nuestro descanso) como laboral (en la gestión del tiempo, reuniones y correo electrónico). Si lo logramos antes de las diez de la mañana, es posible que sigamos suficientemente motivados el resto del día como para conseguir todos los objetivos que nos propongamos.
A continuación os dejo un vídeo sobre una visión de futuro sobre la productividad.
Fuente: Think Big
